Automatyczny Hotel
Umowa powierzenia przetwarzania danych
Jak przetwarzamy dane gości i ekipy w Twoim imieniu, gdy korzystasz z usług Automatycznego Hotelu. Obowiązuje od 19.10.2026.
Strony
- Administrator: Klient – przedsiębiorca prowadzący obiekt noclegowy (dane z zamówienia).
- Podmiot przetwarzający: SMARTech Prosta Spółka Akcyjna, ul. Żytnia 13, 01-014 Warszawa, KRS 0000921118, NIP 5272970353 („SMARTech”).
§ 1. Przedmiot i cel
SMARTech przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora wyłącznie w celu świadczenia usług Automatycznego Hotelu: plan sprzątania, faktury za pobyty, analizy obłożenia i cen, sprawozdania GUS i zestawienia opłaty miejscowej.
§ 2. Zakres danych i kategorie osób
- Goście obiektu: numer rezerwacji, daty pobytu, numer pokoju, liczba gości, kraj zamieszkania, kwota, źródło rezerwacji; dla faktur firmowych: nazwa firmy, NIP, e-mail do faktury.
- Członkowie ekipy sprzątającej: imię, zgłoszenia do pokoi, godziny wykonania, nagrania z posprzątanych pokoi (bez wizerunku gości).
- SMARTech nie przetwarza treści wiadomości od gości, dokumentów tożsamości ani danych szczególnych kategorii.
§ 3. Obowiązki SMARTech
- Przetwarzanie wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (zamówienie usług, ustawienia w arkuszu).
- Poufność: dostęp tylko dla osób upoważnionych, zobowiązanych do tajemnicy.
- Środki bezpieczeństwa (art. 32 RODO): dostęp do arkusza tylko dla adresów wskazanych przez Administratora, logowanie do panelu kodem jednorazowym, szyfrowane połączenia, kopie przed zmianami układu.
- Pomoc Administratorowi w realizacji praw osób (dostęp, sprostowanie, usunięcie) i w obowiązkach z art. 32–36 RODO.
- Zgłoszenie naruszenia ochrony danych Administratorowi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w 36 godzin od jego wykrycia.
§ 4. Dalsze powierzenie
Administrator zgadza się na dalsze powierzenie: Google (arkusze, Dysk, poczta), Zenbox (serwer panelu), Stripe (płatności za usługi – dane Klienta, nie gości), wFirma (faktury za usługi i, przy Fakturzyście, faktury dla gości). O zmianie podwykonawców SMARTech informuje e-mailem z 14-dniowym wyprzedzeniem; Administrator może zgłosić sprzeciw.
§ 5. Przekazywanie poza EOG
Przy korzystaniu z usług Google i Stripe dane mogą być przekazywane poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych lub decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony.
§ 6. Kontrola
Administrator może raz w roku sprawdzić zgodność przetwarzania, po uprzedzeniu z 14-dniowym wyprzedzeniem, w formie pisemnych pytań albo zdalnej prezentacji zabezpieczeń.
§ 7. Czas trwania i zakończenie
Umowa obowiązuje przez czas świadczenia usług i przechowywania danych. Dane obiektu SMARTech przechowuje przez rok od ostatniej płatności. W tym czasie Administrator może przejąć arkusz obiektu na własność albo polecić jego wcześniejsze usunięcie. Po upływie roku od ostatniej płatności SMARTech usuwa arkusz obiektu, a kopie robocze w ciągu kolejnych 30 dni.